Regra ICMS
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Toda vez que o sistema calcula o ICMS de um item, ele precisa saber qual alíquota de ICMS usar: a situação tributária (CST ou CSOSN), a base, a alíquota, o diferimento, o ICMS ST, a partilha, o FCP, o benefício fiscal e a observação fiscal. Quem decide são estas regras. Cada regra diz: "de tal estado para tal estado, e, se for o caso, nesta operação fiscal ou para este perfil de cliente e/ou perfil de item, use esta alíquota". Assim, a venda dentro do estado sai com "Interna 18%", a venda para outro estado com "Interestadual 12%" e os pneus com "Interna com ST", sem ninguém escolher o ICMS item por item.
A regra vale para qualquer item cuja operação fiscal tenha uma linha de ICMS: na venda, na compra e nos demais documentos de faturamento. A alíquota não é escolhida no documento nem na operação fiscal; ela sai sempre daqui.
A consulta
A tela abre com a lista das regras da empresa em que você está, em ordem de estado de origem e de destino, com as colunas Código, Origem e Destino (as siglas dos estados), Operação, Perfil de Pessoa, Perfil de Item e Alíquota. Campo em branco na lista quer dizer que a regra não olha aquele critério. O filtro já vem preparado para procurar pela sigla do estado de Origem, com a condição "contém"; use o botão Filtros para trocar o campo ou a condição (por exemplo, para ver só as regras com destino "RJ"). Veja Listagens e filtros.
Um duplo clique na linha abre a regra.
Botões e ações
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Incluir (F5) | Abre uma regra nova. |
| Alterar (F4) | Abre a regra selecionada para edição. |
| Excluir (F7) | Pede confirmação para excluir a regra selecionada. |
| Atualizar (Alt+F5) | Em Mais ações: recarrega a lista. F3 aplica o filtro. |
No formulário, Gravar salva a regra, fecha o formulário e atualiza a lista. Para incluir, alterar e excluir regras é preciso ter permissão de manter as regras de ICMS; para só ver a lista, a de consultar.
Cadastrar uma regra
Antes, tenha cadastrada a alíquota de ICMS que a regra vai aplicar e, se for usar, a operação fiscal e os perfis (de pessoa e de item).
- Clique em Incluir (F5).
- Escolha o Tipo da regra (veja Os tipos de regra). Escolha-o primeiro: é ele que libera os campos de operação e de perfil.
- Escolha o Estado de origem e o Estado destino.
- Preencha o que o tipo pedir: Operação Fiscal, Perfil de Pessoa e/ou Perfil de Item. O + ao lado de cada campo cadastra um registro novo sem sair da tela.
- Escolha a Alíquota.
- Clique em Gravar.
A regra vale só para a empresa em que você está logado. Se trabalha com mais de uma empresa, cadastre as regras em cada uma. Ao gravar ou excluir, a mudança passa a valer nos próximos cálculos de imposto; os itens já calculados mantêm o ICMS que tinham.
Campos principais
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Código | Número da regra, dado pelo sistema ao gravar. É este número que aparece em Regra, no painel de impostos do item da Venda completa, para você saber qual regra foi usada. |
| Tipo | Que critérios a regra olha, além dos estados. Obrigatório. Ao trocar o tipo, os campos que ele não usa são limpos e bloqueados. |
| Estado de origem | O estado de onde a mercadoria sai. Obrigatório. |
| Estado destino | O estado para onde a mercadoria vai. Obrigatório. Pode ser o mesmo da origem (operação dentro do estado). |
| Operação Fiscal | Liberado e obrigatório só no tipo ESTADO_OPERACAO. A regra vale para os itens cuja operação de faturamento usa esta operação fiscal. |
| Perfil de Pessoa | Liberado e obrigatório nos tipos ESTADO_PERFIL_PESSOA_ITEM e ESTADO_PERFIL_PESSOA. A regra vale quando o cliente ou fornecedor do documento tem este perfil de pessoa. |
| Perfil de Item | Liberado e obrigatório nos tipos ESTADO_PERFIL_PESSOA_ITEM e ESTADO_PERFIL_ITEM. A regra vale para itens que têm este perfil de item (definido no cadastro do Item). |
| Alíquota | A alíquota de ICMS que o item recebe quando a regra é usada. Obrigatória. |
Os tipos de regra
A lista Tipo mostra os tipos pelo código, como na tabela abaixo. Todos olham o estado de origem e o de destino; o que muda é o critério a mais. A tabela está na ordem de prioridade: o de cima ganha dos de baixo.
| Tipo | Critério, além dos estados | Campos exigidos |
|---|---|---|
ESTADO_OPERACAO | A operação fiscal do item. | Operação Fiscal |
ESTADO_PERFIL_PESSOA_ITEM | O perfil do cliente ou fornecedor e o perfil do item, os dois ao mesmo tempo. | Perfil de Pessoa e Perfil de Item |
ESTADO_PERFIL_PESSOA | O perfil do cliente ou fornecedor, para qualquer item. | Perfil de Pessoa |
ESTADO_PERFIL_ITEM | O perfil do item, para qualquer cliente ou fornecedor. | Perfil de Item |
ESTADO | Nenhum: vale para qualquer item entre os dois estados. É a regra geral do par de estados. | nenhum |
A regra não olha o NCM, o CFOP nem a natureza da operação do item. Para dar um ICMS diferente a um grupo de produtos (os que têm ST, por exemplo), marque esses itens com um perfil de item e use um tipo com perfil de item; para uma operação específica (remessa, bonificação, devolução), use o tipo com operação fiscal.
Como o sistema escolhe a regra
Origem e destino
Primeiro, o sistema descobre os dois estados do item:
- Na saída (venda): a origem é o estado da empresa. O destino é o estado do endereço do cliente no documento; quando a venda é Presencial ou não tem cliente, o destino é o próprio estado da empresa.
- Na entrada (compra): o destino é o estado da empresa. A origem é o estado do endereço do fornecedor no documento; sem fornecedor, é o próprio estado da empresa.
Se o endereço do cliente ou do fornecedor não tem município, o sistema não consegue saber o estado e avisa que o endereço está sem município.
Qual regra ganha
O sistema olha só as regras da empresa com exatamente aquele estado de origem e aquele estado de destino. Não existe regra "para qualquer estado": cada par de estados precisa das suas regras. Entre elas, examina os tipos na ordem de prioridade da tabela acima e fica com a primeira regra que servir:
ESTADO_OPERACAO: serve quando a operação fiscal da regra é a do item (a que vem da operação de faturamento do item).ESTADO_PERFIL_PESSOA_ITEM: serve quando o cliente ou fornecedor tem o perfil de pessoa da regra e o item tem o perfil de item da regra.ESTADO_PERFIL_PESSOA: serve quando o cliente ou fornecedor tem o perfil de pessoa da regra.ESTADO_PERFIL_ITEM: serve quando o item tem o perfil de item da regra.ESTADO: serve sempre. É a reserva quando nenhuma das anteriores serve.
Um item e uma pessoa podem ter vários perfis; basta um deles bater. Documento sem cliente ou fornecedor, ou pessoa sem perfil, deixa de fora as regras com perfil de pessoa; item sem perfil deixa de fora as regras com perfil de item.
Se duas regras do mesmo tipo servem para o item (por exemplo, o item tem os perfis "Pneus" e "Importados" e há uma regra ESTADO_PERFIL_ITEM para cada um), vale a de código maior, ou seja, a cadastrada por último. O sistema não avisa desse conflito. Evite perfis sobrepostos com alíquotas diferentes no mesmo par de estados.
Exemplo, para uma empresa de São Paulo:
| Tipo | Origem | Destino | Operação / Perfil | Alíquota |
|---|---|---|---|---|
ESTADO | SP | SP | Interna 18% | |
ESTADO | SP | RJ | Interestadual 12% | |
ESTADO_PERFIL_ITEM | SP | SP | Perfil de item "Pneus" | Interna com ST |
ESTADO_OPERACAO | SP | SP | Operação fiscal "Remessa para conserto" | Suspensa |
Um pneu vendido para um cliente de São Paulo recebe "Interna com ST"; o mesmo pneu em remessa para conserto, "Suspensa" (a regra de operação ganha da de perfil); qualquer outro item vendido em São Paulo, "Interna 18%". Um pneu vendido para o Rio de Janeiro recebe "Interestadual 12%": a regra de pneus é só de SP para SP, e para valer também de SP para RJ precisa ser cadastrada nesse par.
Quando nenhuma regra serve
Se nenhuma regra do par de estados serve para o item (nem uma regra ESTADO), o sistema avisa que não existe alíquota de ICMS e recusa o cálculo dos impostos do item. Isso acontece, por exemplo, na primeira venda para um estado novo, na primeira compra de um fornecedor de outro estado, ou quando o par de estados só tem regras com operação ou perfil e o item não se encaixa em nenhuma.
Para cada par de estados com que a empresa trabalha, cadastre uma regra do tipo ESTADO, só com a origem, o destino e a alíquota. Não esqueça os dois sentidos: nas vendas, a origem é o estado da empresa (inclusive a regra do próprio estado para ele mesmo); nas compras, a origem é o estado do fornecedor e o destino é o da empresa. As regras com operação ou perfil ficam só para as exceções.
Regras e validações
- Tipo, Estado de origem, Estado destino e Alíquota são obrigatórios, além da operação e dos perfis que o tipo exigir.
- Não pode haver duas regras com os mesmos estados de origem e destino, a mesma operação fiscal e os mesmos perfis (contando os em branco). Ao gravar uma regra repetida, o sistema recusa e informa o código da regra que já existe.
- Na Devolução de itens de um documento de origem, o ICMS não passa pelas regras: é copiado do item original, na proporção da quantidade devolvida.