Regras para Operação
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Toda vez que um item entra num documento de faturamento, o sistema precisa saber qual operação de faturamento ele usa: com que CFOP e impostos sai, se mexe no estoque, se vai para o financeiro. Quem decide são estas regras. Cada regra diz: "nesta natureza, para itens com este perfil e/ou pessoas com este perfil, use esta operação". Assim, numa mesma natureza de venda, a peça pode sair como "Venda de mercadoria" e o serviço como "Venda de serviço", sem ninguém escolher na mão.
As regras valem em todo lançamento de item: na Venda completa, na Venda rápida, na Compra (inclusive na importação do XML), nos pedidos e no faturamento da OS. A operação escolhida é só o ponto de partida: onde a tela deixa, você pode trocar a operação do item depois.
A consulta
A tela abre com a lista das regras da empresa em que você está, em ordem de código, com as colunas Código, Natureza, Perfil de Item, Perfil de Pessoa e Operação. Perfil em branco na lista quer dizer que a regra não olha aquele perfil. O filtro já vem preparado para procurar pelo código; use o botão Filtros para trocar o campo ou a condição. Veja Listagens e filtros.
Um duplo clique na linha abre a regra.
Botões e ações
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Incluir (F5) | Abre uma regra nova. |
| Alterar (F4) | Abre a regra selecionada para edição. |
| Excluir (F7) | Pede confirmação para excluir a regra selecionada. |
| Atualizar (Alt+F5) | Em Mais ações: recarrega a lista. F3 aplica o filtro. |
| Imprimir | Em Mais ações: gera, numa janela nova, o relatório das regras com os mesmos filtros e as colunas da lista. |
No formulário, Gravar salva a regra, fecha o formulário e atualiza a lista. Para incluir, alterar e excluir regras é preciso ter permissão de manter as regras de operação; para só ver a lista, a de consultar.
Cadastrar uma regra
Antes, tenha cadastradas a natureza da operação e as operações de faturamento dela.
- Clique em Incluir (F5).
- Escolha a Natureza da Operação. Escolha-a primeiro: a lista de Operação traz só as operações daquela natureza.
- Escolha a Operação que os itens devem receber.
- Se a regra for só para alguns itens, escolha o Perfil de Item. Se for só para alguns clientes ou fornecedores, escolha o Perfil de Pessoa. Pode preencher os dois, um só ou nenhum. O + ao lado de cada campo cadastra um perfil novo sem sair da tela.
- Clique em Gravar.
A regra vale só para a empresa em que você está logado. Se trabalha com mais de uma empresa, cadastre as regras em cada uma.
Campos principais
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Código | Número da regra, dado pelo sistema ao gravar. |
| Natureza da Operação | A natureza do documento em que a regra vale. Obrigatória. Só aparecem naturezas ativas. |
| Operação | A operação de faturamento que o item recebe quando a regra é usada. Obrigatória. Só aparecem as operações ativas da natureza escolhida. |
| Perfil de Item | Opcional. Faz a regra valer só para itens que têm esse perfil de item (definido no cadastro do Item). |
| Perfil de Pessoa | Opcional. Faz a regra valer só quando o cliente ou fornecedor do documento tem esse perfil de pessoa (definido no cadastro da Clientes e fornecedores). |
Como o sistema escolhe a regra
Ao lançar um item, o sistema olha só as regras da empresa para a natureza do documento e compara com os perfis do item e os da pessoa do documento (o cliente na venda, o fornecedor na compra). Um item e uma pessoa podem ter vários perfis; basta um deles bater. A regra mais específica ganha, nesta ordem:
- Perfil de Item e Perfil de Pessoa preenchidos: vale quando o item tem aquele perfil e a pessoa também.
- Só Perfil de Item: vale para qualquer pessoa, desde que o item tenha o perfil.
- Só Perfil de Pessoa: vale para qualquer item, desde que a pessoa tenha o perfil.
- Só a natureza (os dois perfis em branco): a regra geral da natureza, usada quando nenhuma das anteriores serve.
Uma regra com os dois perfis só vale se os dois baterem: se só o do item bater, ela não serve, e o sistema passa para as próximas. Quando o documento ainda não tem cliente ou fornecedor, as regras com perfil de pessoa ficam de fora; quando o item não tem perfil, ficam de fora as regras com perfil de item.
Exemplo, na natureza "Venda":
| Perfil de Item | Perfil de Pessoa | Operação |
|---|---|---|
| Peças | Frotista | Venda de mercadoria para frota |
| Peças | Venda de mercadoria | |
| Venda de serviço |
Uma peça vendida para um frotista recebe "Venda de mercadoria para frota"; a mesma peça para um cliente comum, "Venda de mercadoria"; um item sem o perfil "Peças", "Venda de serviço".
Se mais de um perfil do item tem regra na mesma natureza, o sistema examina primeiro as regras do perfil de item cadastrado há mais tempo (de código menor) e fica com a primeira que servir, mesmo que outra, de um perfil mais novo, tenha também o perfil de pessoa. O mesmo vale entre perfis de pessoa. E se houver duas regras iguais (mesma natureza e mesmos perfis), só uma é usada; o sistema não avisa ao gravar. Mantenha uma regra por combinação.
Quando nenhuma regra serve
Se nenhuma regra da natureza serve para o item (nem a regra geral, só com a natureza), o sistema avisa que não há regra de operação e o item não é lançado. Isso acontece, por exemplo, numa natureza nova que ainda não ganhou regras, ou quando só existem regras com perfil e o item ou a pessoa não têm nenhum deles.
Para cada natureza que você usa, cadastre uma regra só com a Natureza da Operação e a Operação, sem perfis. Ela serve de reserva para qualquer item que as regras com perfil não cubram, e o lançamento nunca trava por falta de regra.