Contas a pagar e receber
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É aqui que o financeiro vê tudo o que a empresa tem a receber e a pagar. Cada conta é um título: uma parcela de uma venda, uma conta de fornecedor, um adiantamento. Na mesma tela você lança títulos avulsos (à vista ou parcelados), dá baixa quando o dinheiro entra ou sai, confere o histórico de cada título e, se preciso, estorna uma baixa ou cancela o título.
Os títulos das vendas e do faturamento nascem sozinhos, no faturamento; os lançados aqui são os avulsos, como aluguel, conta de luz ou um valor a receber que não passou pelo faturamento.
A consulta de títulos
A lista mora na própria tela de filtro, com a gaveta de filtros e as visões:
Pendentes · Vencidos · Liquidados · Todos
- Pendentes: títulos ainda em aberto, inclusive os que já tiveram uma baixa parcial. É a visão com que a tela abre.
- Vencidos: os pendentes com vencimento antes de hoje.
- Liquidados: os títulos pagos por inteiro.
- Todos: sem filtro de situação (inclui os cancelados e os reparcelados).
Cada visão mostra ao lado quantos títulos tem, já somando os filtros da gaveta. As visões se somam aos filtros da gaveta: escolher Vencidos com a pessoa "Oficina Silva" na gaveta mostra só os vencidos dela.
Quando a visão escolhida não tem títulos mas outra tem, a lista diz, por exemplo, "Nenhum título pendente. Veja Liquidados (3)." — clique no texto para ir direto à outra visão.
As etiquetas mostram o tipo, a situação, a natureza (a pagar ou a receber) e o modelo do título. Acima da lista, o resumo: "N títulos · a receber R$ (saldo) · a pagar R$ (saldo)".
Filtros da gaveta
| Painel | Filtros |
|---|---|
| Geral | Empresa (uma ou várias), Natureza (Pagamento, Recebimento), Modelo (Duplicata, Boleto, Cheque, Adiantamento, Cartão), Situação, Documento, Parcela, Pessoa e Operações (uma ou várias operações financeiras). |
| Valor | De e Até, pelo valor do título. |
| Emissão, Vencimento, Última baixa, Cancelamento | Um período pronto (a lista no alto do painel preenche as datas sozinha) ou as datas De e Até. |
Filtrar (F3) aplica os filtros; Limpar zera a gaveta. Os filtros ativos aparecem como etiquetas ao lado do botão Filtros.
Colunas
Cód., Natureza, Modelo, Pessoa, Documento, Parcela, Emissão, Vencimento, Valor, Saldo (o que ainda falta pagar ou receber) e Situação. A lista vem em ordem de vencimento. As datas e os valores cabem inteiros; um nome longo termina em "…" e aparece inteiro ao passar o mouse.
Situações do título
| Situação | Quando |
|---|---|
| Pendente | Nenhuma baixa ainda: o saldo é igual ao valor. |
| Baixa Parcial | Parte do valor já foi baixada. |
| Liquidado | O saldo chegou a zero. |
| Reparcelado | O título foi substituído por novas parcelas no Reparcelamento. |
| Cancelado | O título foi cancelado. |
A situação é recalculada a cada baixa e a cada estorno: se o estorno devolve todo o saldo, o título volta a Pendente.
Botões e ações
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Novo (F5) | Abre o formulário para lançar um título avulso (a aba se chama "Novo título"). Com a Natureza escolhida na gaveta, o título já nasce com um tipo dessa natureza. |
| Abrir | Abre o detalhe do título selecionado: dados, boleto, baixas e cancelamento. O duplo clique na linha faz o mesmo. |
| Receber / Pagar / Baixar (F4) | Abre a tela de baixa com os títulos da lista (veja Baixar títulos). O nome do botão acompanha o filtro de Natureza da gaveta: só Recebimento → Receber; só Pagamento → Pagar; os dois ou nenhum → Baixar. |
| Alterar (em Mais ações) | Abre o título selecionado para edição. Só fica ativo para título avulso e Pendente. |
| Imprimir (F8) | Gera o relatório de títulos com os filtros da gaveta. A visão escolhida (Pendentes, Vencidos...) não entra no relatório; para imprimir só os pendentes, marque a situação na gaveta. |
| Atualizar (Alt+F5) | Recarrega a lista, as contagens das visões e o resumo. |
Para ver a lista é preciso ter permissão de consultar títulos a pagar ou a receber; para lançar e alterar, a de lançar títulos; para cancelar, a de cancelar títulos daquela natureza.
Lançar um título avulso
- Clique em Novo (F5). A Emissão já vem com a data de hoje e a Parcela com 1.
- Escolha o Tipo do título. É ele que diz se o título é a pagar ou a receber (veja Tipo de Título). Aqui aparecem os tipos de modelo Duplicata, Boleto e Adiantamento.
- Informe a Pessoa (digite ao menos três letras). Se ela ainda não tem cadastro, use o botão de incluir ao lado do campo para cadastrá-la sem sair do título.
- Escolha o Endereço da pessoa. Se ela tem um só, ele já vem escolhido.
- Informe o Nº do documento (o número da nota, do boleto, do contrato ou da conta), o Vencimento e, se o valor vai ser dividido, a Quantidade de parcelas.
- No painel Operações, inclua uma linha para cada operação financeira que compõe o título, com o seu Valor. A Natureza de cada linha vem da operação.
- Confira o Valor Líquido, que o sistema calcula sozinho, e clique em Gravar.
Com uma parcela só, o título é gravado na hora e o formulário volta em branco para o próximo lançamento. Com mais de uma, abre a janela de parcelamento.
Como o valor é calculado
O painel Operações soma as linhas em dois totais, Pagamento e Recebimento, conforme a natureza de cada operação. O Valor Líquido do título é a diferença entre eles:
- num título a receber: total de recebimento menos total de pagamento;
- num título a pagar: total de pagamento menos total de recebimento.
Uma operação de natureza contrária à do título funciona como abatimento. Por exemplo: um título a receber com "Serviços prestados" de R$ 1.000,00 (Recebimento) e "Desconto concedido" de R$ 100,00 (Pagamento) fica com valor líquido de R$ 900,00. Para tirar uma linha, selecione-a e use Excluir no painel.
Parcelar um título
Quando Parcelas é maior que 1, o Gravar abre a janela Parcelamento:
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Tipo | O tipo do título. |
| Valor total | O valor líquido do título, que as parcelas precisam somar. |
| Parcelas | Quantas parcelas serão geradas. |
| Emissão no mês do vencimento | Ligado, a emissão de cada parcela passa a ser o primeiro dia do mês do seu vencimento (nunca antes de hoje nem depois do vencimento). Desligado, todas as parcelas ficam com a emissão do título. |
| Grade Parcela · Vencimento · Valor | Uma linha por parcela, já calculada. |
O sistema sugere as parcelas assim: a primeira vence no Vencimento informado no título e as seguintes a cada 30 dias; o valor é dividido em partes iguais e a última fica com a diferença de arredondamento. Você pode mudar o vencimento e o valor de qualquer parcela. Ao mudar o valor de uma, o sistema redistribui o que falta entre as parcelas seguintes.
Clique em Confirmar para gerar os títulos. Cada parcela vira um título próprio, com o mesmo Documento, a sua Parcela (por exemplo, 2 de 5) e as operações divididas na proporção do valor da parcela. Quando o tipo é de modelo Boleto, as parcelas ficam agrupadas, para imprimir os boletos juntos depois.
Adiantamento
Um tipo de modelo Adiantamento registra um valor que já foi pago ou recebido antes da conta existir, como o dinheiro que o cliente deixa de crédito ou o que a empresa adianta a um fornecedor. Ao gravar um título desse tipo (depois do parcelamento, se houver), o sistema abre a janela de pagamento para registrar o dinheiro na hora, com a natureza contrária à do título:
- tipo de Pagamento (a empresa fica devendo à pessoa): a janela abre como Recebendo, para registrar o que a pessoa entregou;
- tipo de Recebimento (a pessoa fica devendo à empresa): a janela abre como Pagando, para registrar o que a empresa entregou.
Nessa janela a forma Vale fica desligada. Se o Documento ficou em branco, o título recebe o número do adiantamento. No fim, o sistema oferece imprimir o recibo quando houve recebimento.
Alterar um título
Só dá para alterar título avulso e Pendente (sem nenhuma baixa). Na alteração, Tipo e Parcelas ficam bloqueados; os demais campos e as operações podem ser mudados. Títulos que vieram do faturamento ou do reparcelamento não são alterados aqui.
Campos do título
Painel Título
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Código | Número do título, gerado ao gravar. |
| Situação | Pendente, Baixa Parcial, Liquidado, Reparcelado ou Cancelado. Preenchida pelo sistema. |
| Emissão | Data de emissão. Vem com a data de hoje. |
| Pessoa | Cliente ou fornecedor do título. Obrigatório. |
| Endereço | Endereço da pessoa usado no título (é o que vai no boleto). Obrigatório. |
| Tipo | O tipo de título; define a natureza (a pagar ou a receber) e o modelo. |
| Nº do documento (nota, boleto…) | Número do documento de origem. |
| Parcela | Número da parcela. Aparece só num título já lançado (no parcelamento cada título recebe o seu). |
| Quantidade de parcelas | Em quantas parcelas o valor vai ser dividido. |
| Vencimento | Data de vencimento (a da primeira parcela, quando parcelado). |
| Valor Líquido | Valor do título, calculado pelas operações (recebimentos menos pagamentos; passe o mouse para ver a explicação). |
| Saldo | Quanto ainda falta receber ou pagar deste título. |
| Observação | Texto livre, copiado para todas as parcelas. |
Painel Operações (compõem o valor do título)
O valor do título sai destas linhas — por isso o painel fica sempre aberto.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Operação | A operação financeira. A lista mostra o nome e a natureza. |
| Natureza | Pagamento ou Recebimento, vinda da operação. |
| Valor | Valor daquela operação no título. |
| Pagamento / Recebimento | Totais das operações de cada natureza. |
Baixar títulos
O botão Baixar leva os filtros da grade para a tela de baixa.
Ou seja, a tela de baixa lista os mesmos títulos que você está vendo: filtre antes pela pessoa, pelo vencimento ou pela visão Vencidos, e depois clique em Baixar (F4).
Como dar a baixa
- Marque os títulos que vão ser baixados (a caixa no cabeçalho marca todos). Ao marcar, a coluna Baixar já vem com o Saldo do título.
- Para uma baixa parcial, troque o valor em Baixar por um valor menor que o saldo. O título fica em Baixa Parcial com o restante em aberto.
- Se houver Juros ou Desconto, informe na linha do título. O Valor Líquido da linha é Baixar + Juros − Desconto.
- Confira os totais e clique em Confirmar.
- Na janela de pagamento, informe como o dinheiro entrou ou saiu (veja abaixo) e clique em Confirmar.
Juros e desconto não mexem no saldo do título: o saldo baixa pelo valor em Baixar, e o dinheiro que entra ou sai é o líquido. Um título de R$ 500,00 baixado com R$ 20,00 de juros fica Liquidado, e o recebimento é de R$ 520,00.
Totais e compensação
Acima da grade ficam três painéis:
- Pagamento e Recebimento: somam Baixar, Juros, Desconto e Valor Líquido dos títulos marcados, separados pela natureza.
- Processo: a Natureza e o Valor que de fato vão ser pagos ou recebidos.
Dá para baixar, na mesma operação, títulos a pagar e a receber (por exemplo, de uma pessoa que é cliente e fornecedora). Nesse caso um compensa o outro: o Processo mostra só a diferença, com a natureza do lado maior. Se a diferença for zero, o sistema pede confirmação e faz a baixa sem movimentar dinheiro. A compensação é lançada na Conta de compensação das Configurações › Financeiro › Geral; sem ela configurada, a baixa com compensação é recusada.
A janela de pagamento
A janela abre com o título Recebendo ou Pagando. No painel Dados da baixa:
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Natureza | Pagamento ou Recebimento. |
| Data | Data e hora da baixa. Vem com o momento atual e pode ser mudada para uma data passada; data futura é recusada. |
| Valor | O valor a pagar ou a receber. |
| Saldo | Quanto ainda falta lançar nos movimentos. Quando os movimentos passam do valor, aparece o Troco. |
No painel Movimentos, clique na forma de pagamento para lançar cada parte do valor. Dá para combinar formas: R$ 300,00 em dinheiro e o resto no cartão, por exemplo. A grade mostra Forma, Conta e Valor de cada movimento; Remover tira o movimento selecionado.
- Dinheiro, Cheque, Banco e Vale: abrem uma janela com Conta, Valor (já vem com o saldo que falta) e Observação. A lista de contas mostra as contas de saldo ativas daquela forma que permitem a natureza da baixa (pagamento ou recebimento) e estão liberadas para os seus papéis de usuário.
- Crédito e Débito: abrem a janela do cartão, em etapas. Primeiro o Valor; depois a Bandeira (só aparecem as bandeiras que aceitam aquele tipo de cartão, e a primeira já vem escolhida); no crédito, em seguida, a condição de parcelamento da bandeira. Informe também o NSU e o Código de autorização do comprovante, se quiser. O movimento vai para a conta de saldo da bandeira, e o sistema calcula as parcelas que a operadora vai pagar, que depois são conferidas na Conciliação de Recebimento em Cartão. Veja Bandeira de Cartão.
Ao confirmar, a baixa é gravada, o saldo e a situação dos títulos são atualizados e, quando houve recebimento, o sistema pergunta se você quer imprimir o recibo.
Regras da baixa
- O valor em Baixar não pode passar do saldo do título; o sistema avisa qual documento passou.
- Só títulos Pendentes ou em Baixa Parcial podem ser baixados.
- Cada movimento precisa ter valor maior que zero.
- A baixa só é gravada quando os movimentos cobrem todo o valor. Uma baixa com valor e sem nenhum movimento é recusada.
- Troco só existe até o total lançado em dinheiro e cheque. Ele é registrado como saída em dinheiro na conta do caixa.
- Caixa aberto: se você é operador de caixa (tem o papel do caixa definido nas Configurações › Financeiro › Geral) e o caixa não está aberto, o sistema abre a tela de Abrir / fechar caixa. Depois da abertura, a baixa continua de onde parou. A baixa fica ligada ao caixa aberto.
Baixa automática (link de pagamento e Pix)
Os títulos cobrados por link de pagamento — da OS, do sinal ou das parcelas do fechamento — são liquidados sozinhos quando o cliente paga, com o lançamento na conta de recebimento escolhida. Aviso de pagamento repetido não baixa duas vezes.
Tela para conferir os recebimentos por link e estornar um pagamento.
Detalhe do título
Detalhes (ou o duplo clique na linha) abre o título em abas:
- Título: todos os dados do título, com Parcela e De (o total de parcelas), Última baixa, as Operações e os totais Total a receber e Total a pagar.
- Boleto: só nos títulos de tipo com modelo Boleto (veja Boleto).
- Baixas: aparece quando o título tem baixas. Cada linha é uma baixa, com Processo, Data, Usuário, Baixado, Juros, Desconto, Valor Líquido e Situação. As baixas estornadas continuam na lista, com a situação cancelada.
- Cancelamento: aparece quando o título foi cancelado, com Código, Data, Usuário e Motivo.
Estornar uma baixa
- Abra o Detalhe do título e vá à aba Baixas.
- Selecione a baixa e clique em Visualizar processo.
- Na tela da baixa, confira os Recibos (os títulos baixados juntos, com Baixado, Juros, Desconto, Tarifa e Valor Líquido) e os Movimentos (forma, conta e valor de cada lançamento).
- Clique em Cancelar baixa, escreva o Motivo e clique em Confirmar.
O estorno desfaz a baixa inteira: o saldo volta para todos os títulos daquela baixa, a situação é recalculada e os movimentos nas contas são cancelados. Para estornar é preciso ter permissão de cancelar baixas; uma baixa já cancelada não pode ser cancelada de novo. Na mesma tela, Gerar recibo reimprime o recibo da baixa.
Cancelar um título
No detalhe, Cancelar título pede o Motivo e cancela o título. O botão só fica ativo para título avulso, Pendente e para quem tem permissão de cancelar títulos daquela natureza (a pagar ou a receber). Se o título tiver baixa, estorne-a antes. Títulos do faturamento e do reparcelamento são cancelados pela origem, não aqui.
Ao cancelar um título de adiantamento, o sistema cancela junto todas as parcelas daquele adiantamento e o pagamento ou recebimento registrado nele; se alguma parcela já teve baixa, o cancelamento é recusado.
Boleto
Nos títulos de tipo com modelo Boleto, a aba Boleto do detalhe mostra ID único, Nosso número, Código de barras e Token do facilitador, preenchidos depois que o boleto é gerado. Os dados de cobrança (conta de liquidação, multa, juros, desconto, instruções) vêm da configuração de Boleto do tipo de título.
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Gerar | Registra o boleto no banco. Só age se o boleto ainda não foi gerado. |
| Imprimir | Abre o boleto deste título. |
| Imprimir todos | Abre os boletos de todas as parcelas do mesmo parcelamento. |
Quando o banco avisa que o boleto foi pago, o título é baixado sozinho, na conta de liquidação da configuração e com a data do pagamento. Se o cliente pagou a mais, a diferença entra como juros; se pagou a menos, como desconto; a tarifa do banco é descontada do valor líquido.
Dúvidas frequentes
O botão Alterar está apagado. O título não é avulso (veio do faturamento ou do reparcelamento) ou já não está Pendente. Se ele teve baixa por engano, estorne a baixa pelo detalhe e ele volta a poder ser alterado.
Baixei o valor errado. Dá para corrigir? Estorne a baixa (veja Estornar uma baixa) e faça outra. Lembre que o estorno desfaz todos os títulos baixados juntos.
A conta que eu quero não aparece na janela de pagamento. A lista só mostra contas ativas da forma escolhida, que permitam aquela natureza e tenham um papel em comum com você. Confira o cadastro em Conta de Saldo.