Inutilização NF-e
Onde fica: Faturamento › Inutilização NF-e
A numeração das notas eletrônicas (NF-e e NFC-e) precisa ser contínua em cada série. Quando um ou mais números ficam sem nota, é preciso informar a SEFAZ de que eles não serão usados: é a inutilização. Nesta tela você envia esse pedido para uma faixa de números, com a justificativa, e consulta as inutilizações já feitas pela empresa, com o protocolo e o XML de cada uma.
Quando inutilizar
Inutilize os números que ficaram de fora da sequência e que não vão ser usados por nenhuma nota. Por exemplo:
- a Sequência da série foi ajustada para frente em Série Nota Fiscal e alguns números foram pulados;
- um número foi reservado para uma nota que não chegou a ser autorizada e que você desistiu de emitir.
A inutilização vale só para números sem nota autorizada. Uma nota já autorizada não se inutiliza: ela é cancelada. Depois de autorizada pela SEFAZ, a inutilização não pode ser desfeita.
O pedido vai para a SEFAZ assim que você clica em Gravar. Confira se nenhum número da faixa tem nota emitida ou vai ser usado e se o sistema está no ambiente certo (veja O ambiente e a empresa).
A consulta
A tela abre com a lista das inutilizações da empresa em que você está conectado, das mais recentes para as mais antigas. As colunas são:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Código | Número interno do registro. |
| Data | Dia em que a inutilização foi enviada e autorizada. |
| Tipo de ambiente | Ambiente em que foi feita: homologação (testes) ou produção. |
| Modelo | Código do modelo da nota, "55" (NF-e) ou "65" (NFC-e). |
| Série | Série cuja numeração foi inutilizada. |
| Número inicial e Número final | A faixa de números inutilizados. |
| Protocolo de autorização | O número do protocolo devolvido pela SEFAZ. |
O filtro já vem preparado para procurar pela Data num período (condição "entre"); use o botão Filtros para trocar o campo ou a condição. Veja Listagens e filtros.
Só aparecem na lista as inutilizações autorizadas pela SEFAZ: um pedido recusado não é gravado.
Botões e ações
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Incluir (F5) | Abre o formulário para um novo pedido de inutilização. |
| Abrir (F4) | Abre a inutilização selecionada para ver os dados e baixar o XML. |
| Atualizar (Alt+F5) | Recarrega a lista. F3 aplica o filtro. |
Não há como alterar nem excluir uma inutilização: depois de autorizada, ela fica registrada como a SEFAZ a recebeu.
No formulário:
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Gravar | Envia o pedido de inutilização à SEFAZ. Só fica disponível enquanto a inutilização não tem protocolo, ou seja, num pedido novo. |
| Baixar XML | Numa inutilização já autorizada, baixa o XML guardado (o pedido junto com o retorno da SEFAZ). Num pedido novo, ainda não enviado, baixa uma prévia do XML do pedido, montada com os dados digitados, sem enviar nada à SEFAZ. |
Para ver a lista é preciso ter permissão de consultar inutilizações; para abrir uma inutilização e para enviar um pedido, a de lançar inutilizações.
Inutilizar uma faixa de números
- Clique em Incluir (F5).
- Escolha a Série. A lista mostra só as séries de NF-e e NFC-e, no formato "Descrição do modelo - Série".
- Digite o Número inicial e o Número final da faixa. Para inutilizar um número só, digite o mesmo número nos dois campos.
- Escreva o Motivo, explicando por que os números não serão usados (por exemplo, "Salto de numeração por erro no ajuste da sequência da série"). O motivo precisa ter pelo menos 15 caracteres.
- Se quiser conferir o pedido antes de enviar, clique em Baixar XML para ver a prévia.
- Clique em Gravar. O sistema envia o pedido à SEFAZ e espera a resposta.
- Se a SEFAZ autorizar, aparece a mensagem de sucesso, o formulário fecha e a inutilização entra na lista com o protocolo. Se recusar, veja O retorno da SEFAZ.
Campos principais
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Código | Número interno do registro, dado pelo sistema quando a inutilização é autorizada. |
| Data | Preenchida pelo sistema com a data do envio. |
| Série | Série da NF-e ou NFC-e cujos números serão inutilizados. Obrigatória. O modelo da nota vem da série. |
| Número inicial | Primeiro número da faixa. Obrigatório. |
| Número final | Último número da faixa. Obrigatório. |
| Protocolo de autorização | Preenchido com o protocolo devolvido pela SEFAZ quando a inutilização é autorizada. |
| Motivo | Justificativa enviada à SEFAZ, com no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres. Obrigatório. |
O retorno da SEFAZ
- Autorizada: o sistema grava a inutilização com a data, o ambiente, o protocolo e o XML autorizado (pedido e retorno). É a única situação em que o registro é gravado.
- Recusada: o sistema mostra a mensagem com o motivo devolvido pela SEFAZ e não grava nada. O formulário continua aberto: corrija o que a mensagem indicar (a faixa, a série ou o motivo) e clique em Gravar de novo.
A SEFAZ confere o pedido do lado dela: por exemplo, se a faixa é válida e se os números ainda podem ser inutilizados. O Ponno não faz essa conferência antes de enviar.
O ambiente e a empresa
- Ambiente: o pedido vai para o ambiente escolhido em Tipo de ambiente, nas Configurações de Nota Fiscal. Uma inutilização feita em homologação não vale para a numeração de produção, e vice-versa, do mesmo jeito que a sequência da série é separada por ambiente.
- Empresa: o pedido sai em nome da empresa em que você está conectado, com o CNPJ, o estado do endereço e o certificado digital dela. Sem o certificado da empresa, o pedido não pode ser enviado. A lista também mostra só as inutilizações dessa empresa.
- Ano: o pedido vai com o ano da data de hoje.
Regras e validações
- Série, Número inicial, Número final e Motivo são obrigatórios.
- O Motivo precisa ter pelo menos 15 caracteres; os espaços no começo e no fim não contam.
- A inutilização não muda a Sequência da série. Se o salto veio de um ajuste para frente, a próxima nota continua a partir do número ajustado; não volte a sequência para trás depois de inutilizar, porque a próxima nota cairia num número inutilizado.
- Uma inutilização autorizada não pode ser alterada nem excluída.
Onde encontrar o XML depois
Além do botão Baixar XML de cada inutilização, os XMLs das inutilizações entram no arquivo gerado por Download XMLs NF-e, junto com os das notas, pelo período escolhido e no ambiente configurado nas Configurações de Nota Fiscal.
Veja também
- Série Nota Fiscal (numeração por série e ambiente)
- Modelo Nota Fiscal
- Configurações de Nota Fiscal
- Download XMLs NF-e
- Venda Completa