Compra
Onde fica: Faturamento › Compra
Aqui entra no sistema a mercadoria que a empresa compra. Uma compra pode ser digitada item a item ou montada a partir do XML da NF-e do fornecedor. Ao ser finalizada, ela dá entrada no estoque, gera os títulos a pagar e oferece a atualização do preço de venda pelo novo custo.
A consulta
A tela abre nos filtros. Use Consultar (F3) para ver a lista. Veja também Listagens e filtros.
| Filtro | Para que serve |
|---|---|
| Natureza da Operação | Só as compras de uma natureza de entrada. |
| Situação | Aberto, Fechado e Cancelado; pode marcar mais de uma. Vem com Aberto e Fechado. |
| Código, Série, Documento | O código interno da compra, a série e o número da nota. |
| Pessoa | O fornecedor. |
| Chave | A chave de acesso da NF-e. |
| Emissão (De / Até) | O período da data de emissão. A lista ao lado preenche as datas com um período pronto. |
| Valor (De / Até) | A faixa do valor líquido da compra. |
| Produtos | Só as compras que têm certos itens. Digite o código no campo Código e tecle Enter para incluí-lo, ou procure pela Descrição; dá para incluir vários. |
A lista mostra Código, Série, Documento, Data de Emissão, o fornecedor (na coluna Cliente), Valor e Situação, das mais recentes para as mais antigas. Selecione uma linha e use:
- Detalhes: abre a compra;
- Atualizar (Alt+F5): refaz a consulta;
- Preços: abre a Atualização de preço daquela compra.
Botões e ações
Nos filtros:
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Novo (F5) | Abre uma compra em branco, para lançar à mão. |
| Importar XML da NF-e | Monta a compra a partir do XML da nota do fornecedor. Veja Importar o XML da NF-e. |
| Consultar (F3) | Mostra a lista com os filtros informados. |
| Relatório (F8) | Gera o relatório de compras com os mesmos filtros: cada compra (código, série, documento, emissão, fornecedor, situação e valor) com os seus itens (código, nome, quantidade, unidade, valor unitário e valor líquido). |
Na compra:
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Gravar | Guarda a compra como Aberto, sem mexer no estoque nem no financeiro, e fecha a janela. Só enquanto ela está aberta. |
| Finalizar | Fecha a compra: estoque, títulos a pagar e, se for o caso, a atualização de preço. Veja Finalizar. |
| Finalizar Como Pedido | Grava o documento como um pedido de compra em vez de fechá-lo. Aparece para quem pode lançar pedidos de compra e só em documentos que ainda não vieram de um pedido. Veja Pedido de Compra. |
| Enviar | Envia a NF-e à SEFAZ. Só nas compras de emissão própria (a empresa emite a nota de entrada) já fechadas e com modelo de nota eletrônica, enquanto a nota não foi autorizada. Se o XML tiver erros de preenchimento, abre a lista Erros de schema da NF-e. |
| Imprimir | Imprime o documento gravado. |
| Baixar XML | Baixa o XML da nota autorizada. |
| Estornar | Cancela a compra. Veja Estornar. |
Lançar uma compra à mão
- Clique em Novo.
- Na aba Cabeçalho, escolha a Natureza da Operação. Ela decide como a nota é informada:
- emissão de terceiro (a nota veio do fornecedor): escolha o Modelo e digite a Série e o Documento da nota recebida;
- emissão própria (a empresa emite a nota de entrada): escolha só a Série; o modelo vem dela e o número do documento é gerado ao finalizar.
- Informe o Fornecedor e o Endereço, a Data de Emissão, a Data de recebimento e a Condição de Pagamento. O + do campo Fornecedor abre o cadastro de pessoa para incluir um fornecedor novo.
- Na aba Produtos, lance os itens. Na coluna Produto, digite o código do item ou o código de barras e tecle Enter; para já informar a quantidade, digite quantidade*código (por exemplo,
12*1050). Também dá para procurar o item pela Descrição. - Confira em cada item a Operação, a Qtde, a Un., o Preço e o desconto, e embaixo da lista o Local de Estoque, o frete e a despesa do item.
- Se o modelo da nota exige imposto, informe os impostos de cada item na aba Impostos.
- Nas notas com chave, informe a Chave na aba Nota Fiscal.
- Clique em Finalizar (ou em Gravar para terminar depois).
Ao lançar o item, o sistema escolhe a operação de faturamento pelas Regras para Operação da natureza (levando em conta o perfil do fornecedor e o do item), preenche o CFOP e sugere o local de estoque do usuário ou, sem ele, o local padrão do estoque. Depois do primeiro item, a natureza fica travada; ela volta a ficar livre se todos os itens forem excluídos.
Importar o XML da NF-e
É o jeito mais rápido de lançar a compra de uma nota eletrônica: fornecedor, itens, valores, impostos e transporte vêm do XML.
- Nos filtros, clique em Importar XML da NF-e.
- Escolha a Natureza da Operação. Aparecem só as naturezas de entrada com emissão de terceiro.
- Se a compra atende um pedido, informe o número em Pedido. O sistema recusa um pedido que não existe ou que está cancelado.
- Se a transportadora da nota vier com município mas sem UF, informe a UF padrão do transporte, que é usada para achar o município.
- Em Buscar, escolha o arquivo
.xmlda nota e clique em Enviar.
O que acontece em seguida:
- Nota já lançada: se já existe uma compra com a mesma chave de acesso, o sistema abre essa compra em vez de importar de novo.
- Fornecedor novo: o fornecedor é procurado pelo CNPJ ou CPF entre as pessoas ativas. Se não existir, abre o cadastro Novo fornecedor já preenchido com o nome, o nome fantasia, o telefone, o endereço e a inscrição estadual da nota. Grave o cadastro para continuar.
- Vínculo dos itens: abre a janela Produtos, com uma linha por item da nota (veja abaixo).
- A compra montada: depois de confirmar os itens, abre a compra já preenchida, para você conferir, escolher a Condição de Pagamento e finalizar.
Vincular os itens da nota aos itens do Ponno
Cada linha mostra o que veio na nota (Código no fornecedor, EAN, Nome, Quantidade, Unidade, Preço) e, em Código e Produto, o item do Ponno ligado a ela.
- O sistema lembra o vínculo por fornecedor: o item já vinculado antes a esse fornecedor, pelo mesmo código de barras (ou o mesmo código do fornecedor, quando a nota vem sem código de barras), já aparece preenchido.
- Para ligar um item existente, procure-o na coluna Produto. O vínculo é gravado na hora e vale para as próximas notas desse fornecedor.
- Para criar o item, use o + da coluna Produto. O cadastro de Item abre com o nome, o código de barras, a unidade, o CEST e o NCM da nota. O NCM que ainda não existe é cadastrado sozinho (veja NCM). Ao gravar, o item novo já fica vinculado.
- Com Repetir informações do item ligado (vem ligado), cada item novo copia o grupo, o subgrupo, a seção, a marca e os perfis do último item criado nesta janela, o que agiliza notas com muitos itens da mesma linha.
- Editar produto abre o cadastro do item ligado à linha selecionada.
- Confirmar monta a compra. O sistema recusa enquanto houver linhas sem produto e diz quantas são.
O que vem do XML
- Modelo, Série, Documento e Data de Emissão da nota; a Data de recebimento vem com o momento da importação. Se o modelo da nota ainda não estiver cadastrado, ele é criado com o código e o nome do XML (veja Modelo Nota Fiscal).
- A aba Nota Fiscal com a chave e o protocolo de autorização. O arquivo XML fica guardado no sistema.
- Em cada item: quantidade, preço unitário, total, desconto, despesas, frete, observação e os impostos da nota. A unidade do XML precisa existir entre as unidades do item; se não existir, a importação para dizendo qual item e qual unidade faltam. Cadastre a conversão no item (aba de unidades) e importe de novo.
- A aba Transporte: modalidade do frete, transportadora (nome, CPF/CNPJ, IE, endereço e município) e placa e UF do veículo.
No Manifesto Destinatário, as notas emitidas contra a empresa também podem ser importadas: a mesma janela abre com o XML já carregado, sem precisar do arquivo. Quando a compra é finalizada, a nota passa a constar como lançada no manifesto; se a compra for estornada, volta a constar como não lançada.
Finalizar
Ao clicar em Finalizar, o sistema confere o documento e:
- Se há valor a pagar, calcula as parcelas pela Condição de Pagamento e abre a janela Parcelamento, onde você pode ajustar vencimentos e valores antes de Confirmar. Só entram no valor parcelado os itens cuja Operação de Faturamento tem operação financeira.
- Dá entrada no estoque de cada item cuja operação tem operação de estoque, no Local de Estoque do item (veja Movimentos).
- Gera um título a pagar por parcela, em Contas a pagar e receber. Se alguma parcela vence hoje ou já venceu, abre a janela Pagando, para registrar o pagamento no caixa.
- Se a compra veio de um pedido, baixa o saldo dos itens do pedido.
- Muda a situação para Fechado.
Nas compras de natureza com finalidade Normal, o sistema pergunta em seguida se você quer atualizar os preços.
Atualização de preço
Recalcula o preço de venda dos itens comprados a partir do custo desta compra. Abre ao finalizar (se você confirmar a pergunta) ou, a qualquer momento, pelo botão Preços da lista.
Aba Itens, uma linha por item:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Código, Nome, Unidade | O item. |
| Custo de estoque | O custo médio do item no estoque na data da compra. |
| Custo de entrada | O valor líquido do item nesta compra dividido pela quantidade, na unidade do item. |
| % margem | A margem usada no cálculo. |
| Preço atual | O preço de venda de hoje. |
| Preço | O preço novo sugerido: custo de entrada × (1 + margem ÷ 100). Pode ser alterado antes de confirmar. |
A margem é a do item na tabela de preço padrão. Quando o item não tem margem própria, entra a margem das Regras de markup (grupo do item e faixa de custo), se houver uma regra para ele.
Aba Preço de tabela: as outras tabelas e unidades do item, com Tabela, Unidade, % margem da tabela, % margem do item e o Preço novo, também editável. A ordem da margem é a mesma explicada em Tabela de Preço.
Confirmar grava os preços novos no item e nas tabelas. Preço deixado em branco não é alterado.
Estornar
Estornar cancela uma compra gravada, aberta ou fechada. Informe o Motivo na janela Cancelamento e confirme. O sistema:
- cancela os títulos a pagar da compra;
- estorna as entradas no estoque;
- cancela a NF-e na SEFAZ, quando a nota é de emissão própria e está autorizada;
- devolve ao pedido o saldo que a compra tinha baixado;
- marca a nota como não lançada no Manifesto Destinatário.
A compra fica Cancelado, e o motivo aparece na aba Cancelamento.
Campos principais
Cabeçalho
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Natureza da Operação | O tipo da compra. Só aparecem as naturezas de entrada. Veja Natureza da Operação. |
| Modelo | O modelo da nota recebida (emissão de terceiro). Veja Modelo Nota Fiscal. |
| Série | Na emissão de terceiro, digitada; na emissão própria, escolhida entre as séries da empresa. |
| Documento | O número da nota. Na emissão própria, é gerado ao finalizar. |
| Fornecedor e Endereço | Quem vendeu e o endereço usado na nota. |
| Data de Emissão e Data de recebimento | A data da nota e a data em que a mercadoria chegou. |
| Condição de Pagamento | Como a compra vai ser paga. Aparecem todas as condições, inclusive as que não servem para venda. |
| Situação | Aberto, Fechado ou Cancelado. |
Outras abas do documento
| Aba | O que tem |
|---|---|
| Dados adicionais | Informações adicionais da nota. |
| Transporte | Modalidade do frete, a transportadora (Pessoa, Nome, CPF / CNPJ, Endereço, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Município, IE), Placa e UF do veículo, e os volumes (Qtde, Espécie, Marca, Numeração, Peso bruto, Peso líquido). |
| Resumo | Os totais: Valor Bruto, Valor Frete, Valor Despesa, IPI, ICMS ST, FCP ST, % Desc., Valor Desconto e Valor Líquido. |
| Nota Fiscal | Nas notas eletrônicas: Chave (digitada na emissão de terceiro), Lote, Recibo, Protocolo de autorização, Data/hora do DANFE, Protocolo de cancelamento e Situação. Consultar busca a situação da nota na SEFAZ. |
| Notas fiscais referenciadas | Aparece quando a finalidade da natureza é complementar, ajuste, devolução ou remessa, e aí a nota referenciada é obrigatória. Escolha o Tipo de referências e use Adicionar e Remover. |
| Cartas de correção | As cartas de correção da nota, com Nova, Imprimir e Baixar XML. |
| Cancelamento | O motivo, a data e o usuário do estorno. |
Produtos
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Produto | Onde se digita o código (ou quantidade*código) para lançar o item. |
| Descrição | O item; também serve para procurá-lo pelo nome. |
| Operação | A operação de faturamento do item. A lista traz só as operações da natureza; trocar a operação refaz o CFOP. |
| CFOP | Vem da operação fiscal ligada à operação de faturamento. |
| Qtde, Un., Preço, Total | Quantidade, unidade (entre as unidades cadastradas no item), preço unitário e total. Mudar a quantidade ou o preço refaz o total; mudar o total refaz o preço. |
| % Desc. e Desconto | O desconto do item, em percentual ou em valor; um calcula o outro. |
| Valor Líquido | Total − desconto + frete + despesa + IPI + ICMS ST + FCP ST. |
| Local de Estoque | Onde a mercadoria entra. |
| Valor Frete e Valor Despesa | Frete e outras despesas do item. |
| IPI e ICMS ST | Somados a partir da aba Impostos. |
Excluir produto tira o item selecionado. O Total líquido da compra fica no canto da lista.
Impostos
Os impostos do item selecionado: Imposto, Tipo, Código (situação tributária), Valor Base, % Imposto, Valor Imposto, Valor Isento, Valor Outros e ST retido; e, embaixo, Valor do diferimento, Base ST e Valor ST. Excluir Imposto tira a linha selecionada.
Regras e validações
- A compra precisa ter pelo menos um item.
- Data de Emissão é obrigatória para gravar ou finalizar. Nas notas modelo 55, Fornecedor e Endereço também.
- Na emissão própria, a Série é obrigatória para finalizar.
- Quando o modelo da nota exige imposto, cada item precisa ter as linhas de imposto com Imposto, Tipo e ST retido.
- O IPI e o ICMS ST de cada item precisam bater com a soma das linhas de imposto, e os totais da compra com a soma dos itens; senão o sistema recusa.
- Item cuja operação movimenta estoque precisa de Local de Estoque.
- Uma natureza que aceita só produtos recusa serviços, e vice-versa.
- Compra a prazo (condição com mais de uma parcela ou prazo maior que zero) precisa de fornecedor.
- O fornecedor precisa estar ativo e, quando há fornecedor, o Endereço é obrigatório.
- O estorno é recusado se a compra já está cancelada ou se parte dos itens já foi devolvida. Quando a nota tem protocolo de autorização (o que inclui a compra importada do XML), o motivo precisa ter pelo menos 15 caracteres.
A compra ainda não gera as fichas de Pneus: o pneu comprado entra no estoque pela quantidade, e a ficha de cada unidade é cadastrada naquela tela.