Clientes e fornecedores
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:::note Nome da tela Até setembro de 2026 esta tela aparecia no menu como Pessoa. O cadastro é o mesmo: no formulário, o quadro principal se chama Cliente/Fornecedor. :::
O cadastro único de clientes, fornecedores e demais pessoas com quem a empresa se relaciona. Uma mesma pessoa pode ser cliente e fornecedor ao mesmo tempo: o que diz o papel dela são os perfis. É daqui que saem o destinatário das notas, o dono dos veículos e o contato das mensagens.
A consulta
A tela já abre com a lista dos cadastros ativos — não é preciso clicar em Consultar antes. A barra do alto tem Novo, Filtros, Abrir e Mais ações (Imprimir, Atualizar).
Busca rápida — no campo acima da lista, digite parte do nome ou do nome fantasia (com ou sem acento), do CPF/CNPJ, do telefone ou a placa de um veículo da pessoa. A lista se filtra enquanto você digita.
Visões — Ativas · Inativas · Todas, cada uma com a contagem. Ao lado, o total de cadastros encontrados.
Filtros (a gaveta à direita):
| Filtro | Para que serve |
|---|---|
| Nome | Busca por parte do nome ou do nome fantasia, sem diferenciar maiúsculas de minúsculas. |
| CPF / CNPJ | Busca pelo documento completo. |
| Perfil | Um ou mais perfis (cliente, fornecedor etc.); traz quem tem qualquer um deles. |
| Município e Estado | Pessoas com algum endereço naquele município ou estado. |
| Vendedor | Pessoas com algum endereço atendido por aquele vendedor. |
| Data de cadastro | Um período pronto (hoje, semana, mês, ano) preenche De e Até sozinho, ou informe as datas à mão. |
A lista mostra Código, Nome, Fantasia, CPF / CNPJ, E-mail, Celular e Fone, em ordem de nome. O CPF/CNPJ e os telefones aparecem sempre formatados (000.000.000-00, 00.000.000/0000-00, (00) 00000-0000), mesmo nos cadastros antigos gravados sem pontuação. Texto que não cabe na coluna termina em "…" — passe o mouse para ver inteiro. Para abrir um cadastro, clique no ícone Abrir da linha, dê dois cliques na linha (o ponteiro vira a "mãozinha" e a dica "Clique duas vezes para abrir" aparece sobre a linha) ou selecione e clique em Abrir (F4). Um clique só seleciona a linha. Veja mais em Listagens e filtros.
Cadastrar uma pessoa
- Na lista, clique em Novo (F5). A aba de trabalho se chama Novo cliente.
- Escolha o Tipo (Física ou Jurídica) e preencha Nome e o CPF / CNPJ. O sistema confere o documento assim que você sai do campo e já o formata.
- Marque os Perfis da pessoa (cliente, fornecedor etc.).
- No painel Endereços, clique em Adicionar e digite o CEP: endereço, bairro e município vêm preenchidos. Complete o Número, o Tipo de IE e as inscrições.
- Clique em Gravar (F6).
Ao gravar um cadastro novo, o Ponno abre a consulta já com a pessoa recém-criada.
Campos principais
Aba Principal — painel Pessoa
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Código | Número do cadastro, dado pelo sistema. |
| Nome | Nome completo ou razão social. Obrigatório. |
| Fantasia | Nome fantasia ou apelido; também entra na busca por nome. |
| Tipo | Física ou Jurídica. Um cadastro novo começa como Física. O rótulo do campo de documento muda para CPF ou CNPJ conforme o tipo. Trocar o tipo ajusta o documento na hora: o que serve para o tipo novo fica; o que não serve é apagado, com o aviso embaixo do campo, e volta se você voltar ao tipo anterior (veja as regras abaixo). |
| CPF / CNPJ | Documento da pessoa. É conferido ao sair do campo: um número inválido, ou um documento do outro tipo (CNPJ numa pessoa física, CPF numa jurídica), mostra o motivo logo embaixo do campo. |
| E-mail, Fone, Celular | Contatos. O e-mail e os telefones também são conferidos. Telefone com DDD é arrumado sozinho para (45) 99988-7766 ou (45) 3222-1100; 0800 e número estrangeiro (começando com +) ficam como foram digitados. Vários e-mails podem ser separados por ponto e vírgula. |
| Nascimento | Data de nascimento. |
| Perfis | Os papéis da pessoa; aceita mais de um. Classifica o cadastro (cliente, fornecedor, frotista…): nas vendas, a operação de faturamento, a regra de ICMS e a comissão são escolhidas pelo perfil do cliente. Os perfis são cadastrados em Perfil. O "?" ao lado do nome mostra essa explicação. |
| Consumidor | Ligue quando a pessoa compra para uso próprio (consumidor final), e não para revender ou industrializar: a NF-e emitida para ela sai como venda a consumidor final e, em venda para outro estado, entra na partilha do ICMS. O "?" ao lado do nome mostra essa explicação. |
| Ativa | Desmarque para a pessoa deixar de ser usada; as telas que exigem cadastro ativo recusam pessoa inativa. |
| Data de cadastro | Preenchida pelo sistema na primeira gravação. |
Aba Principal — painel Endereços
Uma pessoa pode ter vários endereços. Preencha o formulário e clique em Adicionar endereço: o sistema confere os campos e só então coloca o endereço na lista (com o formulário vazio nada entra). A lista mostra cada endereço resumido, com bairro e CEP, e cada linha tem dois botões: Editar, que leva o endereço de volta ao formulário (o botão passa a se chamar Atualizar endereço), e Remover, que tira só aquele endereço. Limpar esvazia o formulário. Se você gravar a pessoa com um endereço digitado e não adicionado, ele é adicionado sozinho.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| CEP | Com os 8 dígitos, o sistema busca o endereço pela internet e preenche Endereço, Bairro e Município. Se o CEP não existir ou a busca não responder, o aviso aparece embaixo do CEP e o endereço continua podendo ser digitado. |
| Endereço, Número, Complemento, Bairro | O endereço em si. Endereço é obrigatório. Número e bairro são obrigatórios para pessoa jurídica (vão na nota fiscal e no boleto); para pessoa física — o cliente de balcão — podem ficar em branco, e na nota saem como "S/N". |
| Município | Cidade, com a UF. Obrigatório. |
| Vendedor | O vendedor que atende a pessoa naquele endereço. Um endereço novo já vem com o vendedor do usuário logado; só quem tem permissão de mudar o vendedor pode trocá-lo. Os vendedores são cadastrados em Vendedor. |
| Tipo de IE | Contribuinte, Contribuinte ISENTO ou Não Contribuinte do ICMS; vai para a nota fiscal. Obrigatório. Para pessoa física já vem como Não Contribuinte. |
| IE | Inscrição estadual. IE, IM e Suframa ficam escondidos para pessoa física não contribuinte e aparecem se você escolher outro tipo de IE. |
| IM | Inscrição municipal. |
| Suframa | Inscrição na Suframa, para quem está na Zona Franca. |
Aba Observação
Um campo de texto livre para anotações sobre a pessoa.
Aba Frota
Mostra todos os veículos daquele cliente: placa, marca, modelo, cor, ano, KM atual e a data da última leitura — e, para pessoa jurídica, o número de frota. É útil para frotistas, locadoras e transportadoras. O número de frota é informado no cadastro do veículo.
- Novo veículo abre o cadastro do veículo já com esta pessoa como proprietária; ao gravar, o veículo aparece na lista. Num cadastro novo, grave a pessoa antes ("Grave o cadastro antes.").
- Selecione um veículo e clique em Abrir veículo (ou dê dois cliques na linha) para abrir o cadastro dele; Atualizar recarrega a lista.
- Sem veículos, a lista mostra "Nenhum veículo cadastrado para este cliente."
Ao abrir um cadastro pela consulta, a aba de trabalho no alto da tela mostra o nome da pessoa (antes mostrava o código).
Aba LGPD
Guarda o que a Lei Geral de Proteção de Dados pede para o relacionamento com o cliente:
- Aceite de WhatsApp — se o cliente autorizou receber mensagens, com a data e a origem do consentimento. Quando o cliente pede para não receber mensagens de uma campanha, o opt-out é gravado aqui, com a campanha como origem.
- Exportar dados do titular — gera um arquivo com tudo o que o Ponno guarda sobre aquele cliente: cadastro, endereços, veículos, ordens de serviço, vistorias e mensagens enviadas. Atende ao pedido de acesso previsto na lei.
- Anonimizar — quando o cliente pede exclusão, apaga os dados pessoais (nome, documento, contato, endereço, observações e o texto das mensagens) e mantém as ordens de serviço e as notas fiscais, que têm prazo legal de guarda próprio. O cadastro fica marcado como anonimizado, com a data.
Os dados pessoais apagados não podem ser recuperados pelo sistema. Confirme o pedido do titular antes.
Veja o passo a passo em Privacidade e LGPD.
Botões e ações
Na lista
- Novo (F5) — abre um cadastro em branco. Só aparece habilitado para quem tem permissão de incluir pessoas.
- Filtros — abre a gaveta de filtros; Filtrar (F3) aplica.
- Abrir (F4) — abre o cadastro selecionado (o mesmo que o duplo clique na linha).
- Mais ações › Atualizar (Alt+F5) — refaz a busca.
- Mais ações › Imprimir (F8) — gera o relatório Clientes e fornecedores com os mesmos filtros: código, nome, fantasia, CPF/CNPJ, fone, email e celular, em ordem de nome.
No cadastro
- Gravar (F6) — salva o cadastro. Fica habilitado para quem pode incluir (cadastro novo) ou alterar (cadastro existente).
- Excluir — apaga o cadastro, depois de pedir confirmação. Exige permissão de excluir. Se a pessoa já tem movimento, o aviso traz o botão Desativar cadastro (para quem pode alterar cadastros): um clique desliga Ativa, sem pedir que o resto do cadastro seja corrigido, e a pessoa sai da lista de ativos.
- Exportar dados do titular e Anonimizar cadastro — na aba LGPD, descritos acima.
Regras e validações
- CPF e CNPJ são conferidos. Um documento inválido — inclusive com todos os dígitos iguais, como 111.111.111-11 — é recusado com a mensagem "CPF inválido. Confira os números digitados." embaixo do campo, tanto ao digitar quanto ao gravar. O CPF zerado do consumidor continua aceito.
- O documento acompanha o tipo. Pessoa física usa CPF (11 dígitos) e pessoa jurídica usa CNPJ (14). Trocar o Tipo com um documento que não serve para o tipo novo apaga o documento e mostra, embaixo do campo, "Tipo alterado para Jurídica: informe o CNPJ." (ou para Física: informe o CPF); ao voltar para o tipo anterior, o documento apagado volta sozinho. Um documento que já serve para o tipo novo fica e é formatado. Digitar um CNPJ numa pessoa física (ou um CPF numa jurídica) mostra o aviso embaixo do campo, e o cadastro não é gravado assim. O documento zerado do consumidor final vale nos dois tipos. Num cadastro antigo gravado com o documento do outro tipo, a conferência só acontece se você mudar o documento ou o tipo.
- E-mail e telefone são conferidos do mesmo jeito: "fulano@" ou "1234" não gravam, e o motivo aparece embaixo do campo.
- Num cadastro que já existe, só o que você alterou é conferido. Um cliente antigo com telefone, e-mail ou documento fora do padrão pode ser editado — mudar o nome, desligar Ativa, corrigir só o e-mail — sem que o resto precise ser arrumado antes. O campo que você mudar passa pela conferência normal. No cadastro novo, tudo é conferido.
- Não há duas pessoas com o mesmo documento. Se o CPF/CNPJ já pertence a outro cadastro, a gravação é recusada e a mensagem indica o código e o nome de quem já o usa. A conferência vale para o cadastro novo e para quando o documento é trocado; cadastros antigos que já tinham o mesmo documento continuam podendo ser editados.
- Campos obrigatórios — o sistema não grava sem os campos obrigatórios da pessoa e, no cadastro novo, sem pelo menos um endereço (um cadastro antigo sem endereço pode ser gravado). O Gravar marca de uma vez tudo o que falta — os campos da pessoa e os do endereço (Endereço, Município e, para pessoa jurídica, Número e Bairro) —, com um aviso só, e aponta no mesmo clique e-mail ou telefone fora do formato; a tela vai até o primeiro campo marcado e coloca o cursor nele.
- Dois cliques em Gravar gravam uma vez só: enquanto o sistema grava, os botões ficam apagados.
- Pessoa em uso não pode ser excluída. Se ela já aparece em notas, ordens de serviço ou outros lançamentos, a exclusão é recusada; nesse caso, use o botão Desativar cadastro do aviso (ou desmarque Ativa e grave).
- Exportar e anonimizar pedem o cadastro gravado. Em um cadastro novo ainda não gravado, o sistema avisa "Grave o cadastro antes."